Sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok
(DSS) adalah system berbasis computer yang interaktif, yang membantu pengambil
keputusan dalam menggunakan data dan model untuk menyelesaikan masalah yang
tidak terstruktur. Sistem pendukung ini membantu pengambilan keputusan
manajemen dengan menggabungkan data, model-model dan alat-alat analisis yang
komplek, serta perangkat lunak yang akrab dengan tampilan pengguna ke dalam
satu sistem yang memiliki kekuatan besar (powerful) yang dapat mendukung
pengambilan keputusan yang semi atau tidak terstruktur. DSS menyajikan kepada
pengguna satu perangkat alat yang fleksibel dan memiliki kemampuan tinggi untuk
analisis data penting. Dengan kata lain, DSS menggabungkan sumber daya
intelektual seorang individu dengan kemampuan komputer dalam rangka
meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. DSS diartikan sebagai tambahan
bagi para pengambil keputusan, untuk memperluas kapabilitas, namun tidak untuk menggantikan
pertimbangan manajemen dalam pengambilan keputusannya. Dalam suatu
penelitiannya Steven S. Alter mengembangkan satu taksonomi dari enam jenis DSS
yang didasarkan pada tingkat dukungan pemecahan masalah. Keenam jenis tersebut
tampak pada Gambar berikut:
Jenis DSS yang memberikan dukungan paling sedikit
adalah jenis yang memungkinkan manajer mengambil hanya sebagian kecil informasi
(unsur-unsur informasi) seperti terlihat pada kolom 1 gambar di
atas. Manajer dalam hal ini dapat bertanya pada database untuk
mendapatkan angka/jumlah tingkat penyerapan anggaran pada satu satker dibawah
lingkup kerjanya.
Jenis DSS yang memberikan dukungan yang sedikit
lebih tinggi memungkinkan baginya menganalisis seluruh isi file mengenai
tingkat penyerapan anggaran pada unit-unit lain yang terkait. Contohnya adalah
laporan gaji bulanan pegawai yang disiapkan dari file gaji. Dukungan yang lebih
lagi diberikan oleh sistem yang menyiapkan laporan total penyerapan anggaran
biaya pegawai dan tunjangan-tunjangan yang diterimanya yang diolah dari
berbagai file sistem penggajian. DSS juga memungkinkan para manajer untuk
melihat dampak-dampak yang mungkin timbul dari berbagai keputusan yang diambil
yang disebut model yang dapat memperkirakan dampak sebuah keputusan. Sebagai
contoh: Para calon Bupati/Walikota suatu daerah
dalam rangka suatu Pilkada menjanjikan akan menggratiskan biaya pendidikan
sampai tingkat tertentu atau menggratiskan biaya pengobatan ditingkat Puskemas,
maka dampak keputusan tersebut diperkirakan jumlah pemilih akan meningkat
secara signifikan, atau justru para pemilih sama sekali tidak mempercayainya
karena hanya dianggap sebagai janji kosong belaka.
Model tersebut tidak dapat menentukan apakah janji
kampanye tersebut merupakan suatu keputusan terbaik, mereka hanya dapat
menentukan apa yang mungkin terjadi jika keputusan itu dibuat. DSS dimaksudkan
untuk melengkapi sistem informasi manajemen dalam meningkatkan pengambilan
keputusan. Sistem informasi manajemen terutama menyajikan informasi mengenai
kinerja aktivitas untuk membantu manajemen memonitor dan mengendalikan
kegiatan. Sistem informasi manajemen ini umumnya menghasilkan pelaporan yang
terjadwal secara reguler dan tetap, berdasarkan data yang diperoleh dan
diikhtisarkan dari sistem pemrosesan kegiatan atau transaksi yang dilaksanakan.
Format atau bentuk dari pelaporan-pelaporan ini umumnya sudah ditentukan
sebelumnya (baku). Satu bentuk pelaporan berbasiskan sistem informasi manajemen
mungkin menunjukkan suatu ikhtisar realisasi penyerapan anggaran per bulan
untuk setiap satuan kerja pada suatu instansi. Kadangkala laporan sistem
informasi manajemen ini merupakan laporan eksepsi (exception reports),
yaitu hanya menyoroti kondisi-kondisi yang khusus. Sistem informasi manajemen
yang tradisional umumnya menyajikan pelaporan yang tercetak (hard copy
reports).
Dewasa ini, pelaporan yang semacam itu dapat
diperoleh secara on-line melalui intranet dan mungkin lebih banyak lagi
laporan yang dapat dihasilkan berdasarkan kebutuhan. Jika MIS menyajikan kepada
penggunanya data atau informasi untuk pengambilan keputusan yang sudah pasti
dan tetap (terstruktur atau rutin), maka DSS menyajikan seperangkat kemampuan
untuk keputusan yang sifatnya tidak terstruktur, di mana DSS lebih menekankan
pada pengambilan keputusan atas situasi yang dengan cepat mengalami perubahan,
kondisi yang memerlukan fleksibilitas, dan berbagai keputusan untuk respon yang
segera.
Ada dua tipe DSS yang dikenal, yaitu: Model-driven
DSS dan Data-driven DSS. Jenis DSS yang pertama merupakan
suatu sistem yang berdiri sendiri terpisah dari sistem informasi organisasi
secara keseluruhan. DSS ini sering dikembangkan langsung oleh masing-masing pengguna
dan tidak langsung dikendalikan dari divisi sistem informasi. Kemampuan
analisis dari DSS ini umumnya dikembangkan berdasarkan model atau teori yang
ada dan kemudian dikombinasikan dengan tampilan pengguna yang membuat model ini
mudah untuk digunakan.
Contoh dari model-driven DSS ini yang
dipergunakan diperusahaan pelayaran yaitu voyage estimating decision support
systems. DSS ini mempunyai kemampuan/kapabilitas untuk menghitung rincian
pelayaran baik untuk masalah keuangan maupun perhitungan teknis. Penghitungan
aspek keuangan meliputi biaya untuk pelayaran (bahan bakar, upah pekerja, dan
modal yang dibutuhkan), tarif angkut untuk berbagai tipe pengiriman kargo, dan
biaya pelabuhan. Rincian teknis meliputi faktorfaktor yang berhubungan dengan
masalah pelayaran, seperti: kapasitas kargo, kecepatan, jarak, konsumsi bahan
bakar dan kebutuhan air, serta pola bongkar muat. Sistem ini dapat menjawab
berbagai pertanyaan, seperti: Kapal mana yang digunakan untuk memberikan
keuntungan yang maksimum? Berapa kecepatan optimal yang dapat memaksimumkan
keuntungan? Apa tipe dari bongkar muat yang optimal? DSS ini dapat dioperasikan
dalam sebuah desktop komputer yang menyajikan system menu yang membuat pengguna
mudah untuk memasukkan data atau mendapatkan informasi.
Jenis DSS yang kedua, data-driven DSS,
menganalisis sejumlah besar data yang ada atau tergabung di dalam sistem
informasi organisasi. DSS ini membantu untuk proses pengambilan keputusan
dengan memungkinkan para pengguna untuk mendapatkan informasi yang bermanfaat
dari data yang tersimpan di dalam database yang besar. Banyak organisasi
atau perusahaan mulai membangun DSS ini untuk memungkinkan para pelanggannya
memperoleh data dari website-nya atau data dari system informasi
organisasi yang ada.
Decision Support Systems meliputi berbagai komponen yang
termuat di dalam sistem pendukung ini, yaitu:
•
DSS database:
Kumpulan data berjalan atau historis dari sejumlah
aplikasi. Komponen ini digunakan untuk menanyakan dan menganalisis data.
Database ini dapat berupa PC database atau massive database.
•
DSS software system:
Kumpulan dari perangkat lunak yang digunakan untuk
menganalisis data, seperti: On-Line Analytical Processing (OLAP) tools, datamining
tools, atau kumpulan dari model-model matematika dan analisa yang mudah
untuk diakses oleh para pengguna DSS. Model ini dapat berupa model fisik (model
rancangan ruang kerja, taman, dan model pesawat terbang), model perhitungan
matematika (seperti: persamaan, alogaritma, anuitas, cicilan bunga kredit),
atau model verbal (seperti: deskripsi suatu prosedur untuk penulisan suatu
perintah kerja/order). Masing-masing DSS dibangun untuk seperangkat tujuan
tertentu dan akan menghasilkan berbagai kumpulan model tergantung pada
kebutuhan dan tujuannya. Perangkat lunak sistem DSS yang umum juga dapat berupa
model statistik yang memuat berbagai fungsi statistik, antara lain: means,
medians, deviations, dan scatter plots. Perangkat lunak
ini memiliki kapabilitas untuk memproyeksikan ke depan mengenai outcomes
dengan cara menganalisis sekumpulan data. Perangkat lunak model statistik ini
dapat digunakan untuk membantu membangun hubungan, seperti: menghubungkan
produktivitas pegawai dikaitkan dengan faktor usia, pendapatan yang diterima,
atau faktor lain yang berpengaruh di dalam lingkungan masyarakat. Optimalisasi
model menentukan alokasi sumber-sumber yang optimal untuk memaksimalkan atau
meminimalkan variabel tertentu, seperti: biaya atau waktu.
DSS banyak diterapkan di organisasi-organisasi yang
sudah mapan. Banyak cara yang digunakan untuk menerapkan DSS untuk membantu
mempertajam proses pengambilan keputusan. Kapabilitas yang melekat pada DSS
sangat membantu organisasi-organisasi yang menggunakannya untuk memungkinkan
terciptanya koordinasi proses kegiatan baik internal maupun eksternal dengan
cara yang lebih akurat.
Berikut beberapa contoh organisasi atau perusahaan
yang memanfaatkan DSS dalam aktivitas operasi atau usaha yang dilaksanakan:
Jenis
Industri
|
Tujuan
Penerapan DSS
|
Industri
Asuransi
|
Menentukan
pola penutupan asuransi dan
deteksi
kemungkinan kecurangan (fraud).
|
Industri
Perbankan
|
Memperbarui
profil atau data nasabah.
|
Perusahaan
Manufaktur
|
Menentukan
kebutuhan persediaan bahan
baku
yang paling optimal dan efisien.
|
Pertumbuhan volume kegiatan/transaksi secara
elektronis yang meningkat tajam telah mendorong banyak organisasi untuk
mengembangkan DSS di mana pelanggan dan pegawai dapat mengambil manfaat dari
sumber-sumber informasi yang tersedia di internet dan kapabilitas dari website
yang memungkinkan komunikasi untuk berbagai aktivitas.
DSS yang didasarkan pada web dan internet
dapat mendukung pengambilan keputusan dengan menyajikan akses on-line terhadap
berbagai database dan informasi dengan menggunakan perangkat lunak untuk
analisis data. Beberapa DSS memang difasilitasikan untuk membantu manajemen,
namun tersedia pula DSS yang mampu untuk menarik pelanggan dengan cara
menyediakan berbagai informasi dan alat yang dapat membantu mereka untuk
mengambil keputusan pada saat mereka menyeleksi jasa dan produk. Dewasa ini, banyak
orang lebih menggunakan informasi yang banyak tersedia dari sumber-sumber yang
ditawarkan untuk membantu mengambil keputusan membeli sesuatu, misal: keputusan
untuk membeli mobil atau komputer, sebelum berinteraksi langsung dengan petugas
penjualannya. Customer decisionsupport systems (CDSS) sangat
membantu pelanggan yang ada atau potensial dalam proses pengambilan keputusan.
Banyak orang tertarik dalam melakukan proses pembelian barang atau jasa
menggunakan mesin pencari internet (search engines) atau on-line catalogs,
web directories, e-mail, atau alat-alat lainnya untuk menentukan lokasi
informasi yang dibutuhkan dalam rangka membantunya dalam proses pengambilan
keputusan. Banyak organisasi atau perusahaan telah mengembangkan website untuk
anggota atau pelanggannya yang ada dan potensial di mana berbagai informasi,
model, atau alat-alat analisis lain disediakan untuk mengevaluasi alternatif
untuk memudahkan pengambilan keputusan yang akan dilakukannya. Web-based
DSS telah menjadi sesuatu yang populer dan sangat memberikan manfaat yang besar
bagi para anggota atau pelanggan yang dituju organisasi atau perusahaan
tersebut.
Dari
uraian di atas mengenai DSS, maka beberapa karakteristik dan
kapabilitas
DSS yang dapat diidentifikasi adalah sebagai berikut:
•
Sistem ini memberikan dukungan bagi pengambil keputusan, terutama dalam situasi
semi-terstruktur atau tidak-terstruktur.
•
Sistem ini memberikan dukungan untuk berbagai tingkatan manajemen, mulai dari
tingkat manajemen puncak hingga ke tingkat manajemen yang paling bawah dan para
pegawai lainnya.
•
DSS memberikan dukungan untuk beragam tipe dan proses pengambilan keputusan
yang harus dilakukan.
•
DSS dapat beradaptasi terhadap waktu dan fleksibel; pengguna dapat menambah,
menghapus, mengkombinasikan, mengubah, atau menata kembali elemen-elemen dasar.
•
Tampilan DSS akrab dengan pengguna, memiliki kapabilitas yang besar, dan
dirancang agar dapat interaktif sehingga mudah untuk digunakan.
•
DSS mampu untuk meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan dengan fokus
pada keakuratan, ketepatan waktu, dan kualitas hasil, serta mengefisiensikan
biaya dalam proses pengambilan keputusan.
•
Pengambil keputusan memiliki kendali yang lengkap atas seluruh langkah proses
pengambilan keputusan dalam pemecahan masalah.
•
Pengguna-akhir mampu mengkonstruksi dan memodifikasi sistem yang sederhana oleh
mereka sendiri. Sedangkan untuk sistem yang lebih besar, biasanya dapat
dibangun dengan dukungan dari spesialis sistem
informasi.
•
DSS biasanya menggunakan model-model dalam analisis situasi pengambilan
keputusan yang mudah untuk dioperasikan oleh pengguna.
•
Sistem ini memberikan dukungan bagi pengambil keputusan, terutama dalam situasi
semi-terstruktur atau tidak-terstruktur.
•
Sistem ini memberikan dukungan untuk berbagai tingkatan manajemen, mulai dari
tingkat manajemen puncak hingga ke tingkat manajemen yang paling bawah dan para
pegawai lainnya.
•
DSS memberikan dukungan untuk beragam tipe dan proses
pengambilan
keputusan yang harus dilakukan.
•
DSS dapat beradaptasi terhadap waktu dan fleksibel; pengguna dapat menambah,
menghapus, mengkombinasikan, mengubah, atau menata kembali elemen-elemen dasar.
•
Tampilan DSS akrab dengan pengguna, memiliki kapabilitas yang besar, dan
dirancang agar dapat interaktif sehingga mudah untuk digunakan.
•
DSS mampu untuk meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan dengan fokus
pada keakuratan, ketepatan waktu, dan kualitas hasil, serta mengefisiensikan
biaya dalam proses pengambilan keputusan.
•
Pengambil keputusan memiliki kendali yang lengkap atas seluruh langkah proses
pengambilan keputusan dalam pemecahan masalah.
•
Pengguna-akhir mampu mengkonstruksi dan memodifikasi sistem yang sederhana oleh
mereka sendiri. Sedangkan untuk sistem yang lebih besar, biasanya dapat
dibangun dengan dukungan dari spesialis sistem
informasi.
•
DSS biasanya menggunakan model-model dalam analisis situasi pengambilan
keputusan yang mudah untuk dioperasikan oleh pengguna.
